Entourage 2004 - Projektové centrum - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

22. září 2004, 00.00 | V pokračování dílu o MS Entourage 2004 se podíváme na nové funkce Project Center (Projektového centra), které je největší novinkou v Entourage.

V pokračování dílu o MS Entourage 2004 se podíváme na nové funkce Project Center (Projektového centra), které je největší novinkou v Entourage. Pokud jste minuli předchozí díl, který popisuje základní funkce pro správu pošty a NNTP news je k vidění zde.

Projektové centrum
Projektové centrum je výrazným rozšířením Entourage. Je postavené na principu toho, že většina mailů, schůzek, úkolů a poznámek je vázána ke specifickému projektu. V projektovém centru je můžete všechny spojit a prohlížet, třídit, spravovat atd. Idea projektového centra je dobrá i když jako každá nová funkce není dotažena úplně dokonce. S mírnými doplněními, která si uživatel může udělat pomocí standardních funkcí Entourage, jako třeba definice automatických pravidel pro třídění pošty, se stává projektové centrum velice užitečným.

Protože se jedná o novou funkci, tak nezaškodí popsat jak přesně funguje. Prvním krokem v projektovém centru je založení projektu. Trocha suché teorie - podle Project Management Institute je projektem jakékoli koordinované snažení s pevně definovaným cílem, rozpočtem, startem a koncem. Trochu jsem tu definici zjednodušil, abych vás nenudil.

Při založení nového projektu v Entourage musíte specifikovat základní parametry projektu jako je jméno, datum dokončení a můžete zvolit barvu projektu a přidat logo projektu (jakýkoli obrázek). V dalším kroku k projektu přidáte link do složky v Entourage a na disku. Každý projekt může být připojen na jednu složku v Entourage a na jednu na vašem disku. Soubory ze složky jsou pak přístupné přímo z projektového centra v Entourage takže odpadá spousta hledání na disku. Dále lze při založení projektu prohledat všechny složky a označit specifické maily a zařadit je do projektu. Tohle je dobrá funkce pokud už na projektu nějakou dobu pracujete a máte poštu, kterou je třeba do nově založeného projektu přidat.

Po založení projektu lze jednotlivé objekty v Entourage (maily, schůzky, poznámky, úkoly) zařazovat do projektu jednoduchým označením přes tlačítko Projects, které je na všech obrazovkách Entourage. Případně můžete nadefinovat specifická pravidla, která se o zařazování budou starat automaticky - viz níže. V projektovém centru lze prohlížet všechny objekty přináležející k projektu, upravovat je nebo vytvářet nové. Podobně můžete k projektu přidávat dokumenty z disku a v případě potřeby je odsud i spouštět.

Po dokončení práce na projektu můžete všechna data projektu zálohovat do souboru a vyčistit tak z Entourage objekty, které již nepotřebujete. Pokud se k nim později musíte vrátit, lze je importovat zpět.

Osobně používám projektové centrum na správu osobní pošty a přípravu článků na mujmac. Moje projektové centrum vypadá tak jak je ukázáno na prvním obrázku tohoto článku. Nicméně jako každá nová funkcionality i v projekt centru najdete pár věcí, které nejsou úplně dotažené. Jednou z nich je automatické vytváření pravidel pro třídění příchozí pošty. Čekal jsem, že mi Entourage tato pravidla nadefinuje automaticky podle definice v projektu, ale k tomu nedošlo. Takže po založení projektu jsem si musel dodefinovat novou kategorii, přiřadit ji projektovým kontaktům a nadefinovat pravidlo pro novou poštu (zvlášť pro POP a IMAP). Pravidlo můžete vidět na dalším obrázku. Tohle není velký problém a dá se velice rychle vyřešit (celá operace vzala méně než 5 minut), ale rozhodně bych čekal že mi projektové centrum s tímto pomůže.

Ostatní funkce - pohled z rychlíku
Kromě funkcí na správu mailu a projektového centra Entourage obsahuje kompletní sadu funkcí pro údržbu kontaktů, plánování řasu, úkolů a správu kalendáře, poznámkový blok a Scrap Book ve kterém si můžete schovat otisky obrazovek nebo text a sdílet je s ostatními aplikacemi MS Office. Microsoft uvedl Office 2004 na trh jako verzi rozšiřující podporu unicode. Osobně jsem s češtinou neměl žádné problémy ani v předchozích verzích tohoto balíku, ale to je i tím že moje používání češtiny v Office je omezeno na Entourage.

Entourage spousta uživatelů vytýká, že se nekamarádí se systémovým iCal a Address Bookem a místo toho se o vše stará sám. Mně osobně to nevadí protože ty dvě aplikace stejně nepoužívám. Ale pokud jste jejich skalními příznivci tak pro vás udržování dat na obou stranách může být bolestivé. Na webu lze najít pár prográmků na synchronizaci kontaktů mezi Entourage a Address Bookem, které by vám toto měly zjednodušit. Ale neměl jsem důvod ani příležitost je otestovat. Pokud s nimi máte zkušenosti, podělte se o ně v diskusi pod článkem.

V seznamu kontaktů, úkolů, poznámkách a kalendáři se nekoná žádné zvláštní překvapení. Najdete zde kompletní sadu funkcí které byste čekali u podobné aplikace. V čem Entourage vyniká nad ostatní podobné programy jsou možnosti definování pravidel pro filtrování pošty, klasifikaci poznámek, schůzek a úkolů. To vše kombinované s projektovým centrem vytváří kompletní integrovanou aplikaci, která v tom co nabízí nemá na Macu konkurenci.

Je Entourage pro mne?
Co dodat na závěr. Entourage nabízí víc než pouhý systém pro příjem a správu mailů. Entourage může být pro vás ta správná volba pokud hledáte mailový program, který navíc zabezpečuje správu schůzek, adresář, poznámkový blok a to vše v jednom integrovaném balíku s možností to vše propojit podle projektů. Pokud navíc patříte k rozdvojeným osobnostem a často přecházíte mezi Macem a PC a už vlastníte MS Office 2004 pak budete v Entourage jako doma.

Jsou-li vašimi potřebami příjem, odesílání a správu mailů nebo je vám z proti srsti produkty či uživatelské rozhraní od chlapců a dívek z Redmontu, tak vám dobře poslouží systémový Apple Mail nebo některým z řady komerčních a volných mailových programů pro Mac OS X. Stačí zajít na Version Tracker a hledat. Je pro nás všechny dobře, že je z čeho vybírat.