iCal a Address Book - tipy a triky pro dva kancelářské tahouny - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

16. března 2005, 00.00 | Ačkoliv o iCalu a Address Booku toho již bylo napsáno hodně, stále se objevují nové tipy a triky a nové možnosti využití těchto dvou kancelářských aplikací. Proto se jim budeme věnovat i dnes a zaměříme se především na alarmy v iCalu, vytváření podskupin v Seznamu Adres a sdílení kalendářů na internetu.

Ačkoliv o iCalu a Address Booku toho již bylo napsáno hodně, stále se objevují nové tipy a triky a nové možnosti využití těchto dvou kancelářských aplikací. Proto se jim budeme věnovat i dnes a zaměříme se především na alarmy v iCalu, vytváření podskupin v Seznamu Adres a sdílení kalendářů na internetu.

iCal & upozornění

Nevím jak vy, ale osobně již několik let pracuji s elektronickým kalendářem a tomu papírovému jsem již dávno odvykl. Hlavně z toho důvodu, že můj pravopis je po letech psaní na klávesnici hodně nečitelný a také především proto, že papírový diář mi nenabízí tolik možností jako ten elektronický. Osobně používám kombinaci iCalu a mobilního telefonu P900 a i přes občasné zazlobení symbianu se jedná o vcelku ideální kombinaci. Co ale spatřuji jako hlavní výhodu iCalu (potažmo všech elektronických diářů) je možnost zapnutí alarmu, nebo chcete-li upozornění na událost.

iCal v tomto směru nabízí řadu možností, ať už v podobě vícenásobného alarmu (na jednu událost budete upozorněni vícekrát) nebo v podobě spuštění zvoleného skriptu, aplikace nebo dokumentu. Kalendář od Applu umí i další šikovnou věc, a to je poslání zprávy na soukromý email. To může být zvlášť výhodné, pokud máte mobilní email, takže upozornění vám přijde jako sms. Určitou nevýhodou se může jevit fakt, že emaily můžete přímo z iCalu posílat pouze sobě, jinak řečeno pouze na emailové adresy, které máte uvedeny v kartě u své osoby v Address Booku (Seznam Adres).

Ale i to se dá změnit. Stačí si v Address Booku nalézt svou kartu, kliknout na tlačítko Edit a přidat novou emailovou adresu, která nemusí nutně patřit vám, ale na kterou chcete posílat alarmy. Následně stačí přejmenovat označení například na jméno příjemce (v našem případě "mujmac"). Nyní ukončete a znovu spusťte iCal - uvidíte, že se nová adresa objevila v informačním panelu.

Velká výhoda tohoto řešení je v tom, že můžete vcelku bezbolestně informovat další účastníky plánové schůzky o tom, kdy má proběhnout - zvláště pokud patří do kategorie notorických zapomnětlivců. Stejným způsobem můžete informovat svou rodinu či přátele o tom, kdo má zrovna narozeniny a svátek.

Asi namítnete, že tento způsob je ideální pro jeden až dva emaily navíc, ale mít u své karty takto přidáno dalších řekněme patnáct emailových kontaktů není zrovna ideální. Máte pravdu, není. I zde existuje řešení - vytvořte si v Address Booku novou skupinu (pokud ji ještě nemáte) a do ní vložte všechny kontakty, které chcete pomocí alarmu "spamovat". Následně si najděte opět svou kartu, vytvořte novou emailovou položku a místo emailové adresy zadejte jméno zvolené skupiny (včetně malých a velkých znaků a mezer). Opět můžete přejmenovat návěští. Po dalším startu iCalu již můžete tímto způsobem všechny kontakty ve skupině obesílat s upozorněním na různé události.

Address Book a skupiny

Seznam Adres jsme již trochu nakousli a proto se mu budeme ještě chvilku věnovat. Vytváření skupin a správa kontaktů v nich není nic složitého a pravděpodobně jej pomocí drag & drop zvládne každý. Jak asi dobře víte, každý kontakt může být součástí více skupin ale představte si společnost, která má sto zaměstnanců a všichni jsou rozděleni do různých oddělení. A vytvářet si v iCalu jednu skupinu pro všechny a následně řadu dalších skupin pro jednotlivé oddělení a potom každý kontakt přidávat do skupiny oddělení a následně i do celkové skupiny není zrovna způsob, jakým byste chtěli trávit čas u počítače (pravděpodobně). Jednodušší způsob je vytvořit skupiny jednotlivých oddělení, do nich přidat kontakty a pak vytvořit novou skupinu pro celou firmu, ale do ní nepřesouvat kontakty, ale rovnou skupiny oddělení. Address Book umí v rámci skupiny obsahovat další podskupinu. Jedná se v podstatě pouze o zástupce, ale tímto jednoduchým způsobem můžete jednodušeji spravovat celé skupiny a slučovat je do větších celků.

Toho následně využijete především při hromadném emailování - v Mailu stačí do políčka příjemce napsat jméno skupiny a Mail automaticky doplní všechny kontakty, které se v dané skupině nacházejí (samozřejmě včetně podskupin).

Sdílení kalendářů

A ještě se jednou vraťme k iCalu. Sdílení kalendářů v rámci firmy či týmu je funkce, která by neměla být zapomenuta a nevyužita. Nevýhodou je ovšem fakt, že publikovaný kalendář může upravovat pouze ten, kdo jej vydal (a zatím jsem nenašel způsob, jak to změnit). Kalendář můžete publikovat přímo na .Mac stránkách, pokud ovšem nemáte účet, nezoufejte. Existuje například služba iCal Exchange, která vám poslouží jako webdav server, takže ji můžete zdarma využít pro publikování a sdílení svých kalendářů. Výhodou je i možnost zamezení přístupu pomocí přihlašovacího jména a hesla. A v neposlední řadě máte možnost sdílené kalendáře prohlížet i přes WWW rozhraní, nezávisle na tom, u jakého počítače se zrovna nacházíte. O to se stará aplikace PHP iCalendar, kterou můžete mít i na svém počítači nebo serveru. Ačkoliv celý projekt vypadá poněkud mrtvě a neaktualizovaně, PHP iCalendar stále zvládá převedení .ics kalendáře do html a zpřístupnění jej tak přes internet. icalx.com