Poštovní klient od Apple lépe a radostněji - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

MailTags

MailTags

14. září 2010, 00.00 | Standarní poštovní klient Mail stojí výbavou na pomyslné ose mezi MailPlane a Postboxem. Stejně jako jde upravit starou škodovku, můžeme vytunit i aplikaci Mail. K běžné práci s poštou jeho základní verze stačí, ale existují potřeby, na které už Mail nestačí.

Pokud pracujete s e-maily dnes a denně, začínáte se v nich topit a pouhé třídění do složek vám nevyhovuje, poohlédněte se po pluginech. Na internetu jich najdete hojný počet, ty zajímavější však nedostanete zadarmo. To platí i o výbavě, kterou nabízí společnost Indev Software. V centru pozornosti budou stát pluginy MailTags a Mail Act-On, protože mohou práci s poštou výrazně zefektivnit.

MailTags

Z názvu lze odvodit schopnosti tohoto pluginu. Ano, jde o práci se štítky, tedy užitečnou funkcí, které bohužel systém od Apple zatím zrovna moc pozornosti nevěnuje. Ostatně i proto vzniká tolik náhrad za Finder.

Štítkování představuje obzvlášť u elektronické pošty notnou dávku zefektivnění. V případě MailTags ale nebudete pouze přilepovat klíčová slova. Když se podíváte na obrázek postranního panelu, který se objeví při čtení/psaní zprávy (lze jej pochopitelně schovat), všimnete si další nabídky.

Štítky – klíčová slova (Keywords) a projekty (Projects)

V první části postranního panelu najdete textové pole opatřené na pravém boku šipkou. Buďto tedy do pole vepíšete klíčové slovo (existující nebo nové), popřípadě šipkou otevřete seznam vytvořených klíčových slov. Jako klíčová slova si můžete určit to, čemu se v metodě GTD říká kontexty (např. tedy @čekám na odpověď, @udělat, @odpovědět, @někdy/možná...). Vzápětí si vytvoříte také tzv. Smart Folders, kde se pošta oštítkovaná těmito klíčovými slovy zobrazí.

Pod textovým polem se nachází rozevírací seznam s projekty. Ty, stejně jako klíčová slova, lze vytvářet, řadit a mazat. Také můžeme ke každému z nich přiřadit speciální barvu.

Když dorazí e-mail, který se vztahuje třeba k fakultnímu časopisu, oštítkujete jej patřičným projektem (FMK časopis) a podle toho, zda chcete na dopis odpovědět, nebo učinit nějakou akci, přiřadíte klíčové slovo. Smart Folders mohou kombinovat pravidla a shromažďovat dopisy podle klíčových slov i projektů, tím se pak lze snadno a rychle dostat k potřebným dopisům/úkolům.

Dráždidlo (Tickler)

Druhá část postranního panelu má trefné pojmenování. Tickler - slovo, které se dá přeložit jako dráždidlo. Má za cíl upozorňovat na důležitost či termín. U příchozí pošty, na kterou chcete odpovědět (ale aktuálně na ni nemáte čas) si můžete nasatavit termín upozornění například do sedmi dnů.

Poté si můžete vytvořit dvě chytré složky: Brzy vyřídit a Už je potřeba vyřídit. Do první se dostanou e-maily v době, kdy zbývají tři dny do nastavené deadline. Do druhé složky se pak dostanou, když naplánovaný termín odpovědi nesplníte.

Význam rozevíracího seznamu s nastavením priority je jasný. Má pět stupňů a i na základě něj jde vytvářet pravidla pro automatické třídění pošty.

Důležité je, že termíny z oddílu Tickler nejsou nijak propojeny s kalendářem. Slouží výhradně k tomu, abyste v rámci Mailu vyhledávali, seřazovali nebo si nechali třídit poštu podle určených termínů.

Úkoly a události (To Dos and Events)

Zatímco u "dráždidla" spojení s iCalem nefunguje, v případě třetího oddílu postranního panelu platí přesný opak. Pokud čtete dopis a vyplývá z něj úkol nebo termín události, klepnutím na New ToDo, resp. New Event otevřete okno, které zadané informace přenese i do iCalu. V kalendáři pak vidíte daný úkol/událost a můžete klepnutím na odkaz otevřít přímo patřičný dopis, k němuž se úkol/událost vztahuje.

Barva a poznámky (Message Color, Notes)

Dva zbývající oddíly postranního panelu nabízí ještě doplňující informace. Zprávu lze zabarvit nebo opatřit poznámkou či komentářem. Z poznámky jde zaškrtnutím volby Show as Subject vytvořit předmět zprávy. Často totiž e-maily chodí s nejasným, špatně či nešikovně formulovaným předmětem, z něhož nejste zrovna moudří a jen nám stěžuje rychlou orientaci/vyhledávání v moři dopisů.

Výhody a nevýhody

V nastavení pluginu (nachází se v okně nastavení aplikace Mail) lze kromě vytváření klíčových slov, projektů, přiřazování barev atp., také nastavit synchronizaci s IMAP serverem a také to, zda se mají štítky zobrazit i příjemci. To bohužel funguje pouze tehdy, pokud vlastní také plugin MailTags. Ideální by bylo, kdyby klíčová slova/projekty/termíny vložil buď do záhlaví zprávy nebo předmětu. Je možné, že se to s následujícími updaty nějak vylepší.

Jinak má plugin velkou výhodu – už i kvůli vytváření mnohem specifičtějších Smart Folders, přehlednějšímu dohledávání dopisů, snadnému vytváření poznámek/úkolů/událostí. Po dobu užívání jsem s MailTags neměl žádné technické potíže.

Jak uvádí oficiální web, ale také různé diskuse, MailTags lze propojit s dalšími programy, například OmniFocus, ale také Leap či Yeap, které se štítky pracují.

Mail Act-On

Druhým pluginem z dílny Indev Software je Mail Act-On, který má proces ovládání poštovního klienta co nejvíce zefektivnit. Pomocí nadefinovaných klávesových zkratek, ale především pomocí zobrazení okna pluginu, tak lze opravdu pěkně a rychle přesouvat poštu, aplikovat vytvořená pravidla, přiřazovat klíčová slova, projekty.

Bez Mail Act-On se Mail klidně obejde, ale ovládání Mailu zrychlí, což není vůbec na škodu. Navíc pomocí něj lze ještě vylepšit automatické chování aplikace, jak ukazují videa z oficiálního webu.

Například: odešlete dopis se štítkem @čekám na odpověď, přičemž se tento dopis automaticky objeví ve složce Čekám na odpověď. Jakmile vám od dotyčné osoby odpověď dorazí, váš původní e-mail s dotazem se z této složky sám odstraní.