Přehled nástrojů pro GTD. Tentokrát na iPad - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

iCal ikona

iCal ikona

18. října 2010, 00.00 | Příznivců metody Getting Things Done i u nás přibývá. Rostoucí nabídka nástrojů pro GTD ovšem zvětšuje i zmatení uživatelů. Jakmile se objeví nová aplikace, můžete ji vyzkoušet, ale za nedlouho zjistíte, že stále jen migrujete z jedné na druhou. Osm z nich jsme proto vyzkoušeli. Podívejte se, která kombinace funkcí, grafiky a ovládání je pro vás ta pravá.

Byť existují desítky to-do aplikací, v tomto přehledu se zaměříme jen na několik z nich. Základním kritériem při výběru byla možnost program vhodně spojit s metodikou GTD. Druhým krokem při vylučování byl subjektivní názor autora. Najdete zde proto jen ty aplikace, které považujeme za zajímavé nebo dostatečně rozšířené. Srovnání proto obsahuje nástroje: OmniFocus, Things, TaskPaper, ToDo, Inbox Touch, Nozbe, Toodledo, 2Do.

ToDo představuje ten typ aplikací, s níž můžete pracovat i bez znalosti metody GTD.

Univerzálnost vs. ortodoxní jednostrannost

Hledáte-li nástroj, který nemusí být nutně sevřen v okovech Allenovy metody GTD, zapomeňte na Inbox Touch. Aplikace, která má svoji verzi pro Mac OS X, ale nikoliv už pro iPhone, totiž na nováčky působí jako strašák. Ačkoliv v ní najdete i docela srozumitelný návod, bez pochopení smyslu GTD budete s Inbox Touch jen zbytečně ve stresu.

Téměř čistě GTD aplikacemi jsou také dva největší rivalové: OmniFocus a Things. Ostatně, není se čemu divit. Na poli GTD nástrojů patří k nejlepším a nejrozšířenějším. Obě aplikace najdete v článcích o této problematice často pospolu. Soupeří spolu, ale v žádném případě se vzájemně nekopírují.

Na opačném konci stojí programy, s nimiž lze pracovat i bez znalosti GTD. Patří sem především TaskPaper, který však má paradoxně mezi milovníky metody mnoho příznivců, zejména díky svému minimalistickému vzezření. ToDo odpovídá funkcemi svému názvu. Prakticky jde o propracovaný úkolovník a jestliže do něj implantujete GTD metodiku, je to jen vaše věc. Totéž platí o Toodledo, jehož výhoda tkví v široké uživatelské základně zvyklé na jeho webové rozhraní.

Teprve nedávno pro potřeby iPadu notně upravená aplikace 2Do by názvem mohla působit jako sourozenec ToDo a stejně tak ji lze používat i bez využití GTD. Na druhou stranu, její funkce oceníte až tehdy, když si ji pro tuto metodu začnete upravovat. A nakonec Nozbe, které se sice tváří jako obyčejný úkolovník, ale tíhne ke GTD téměř stejně, jako Things a OmniFocus.

Ortodoxním uživatelům GTD je určen Inbox Touch. Jde přesně podle jednotlivých kroků, bohužel ale vykazuje značnou těžkopádnost.

Ovládání

Považuji se za poměrně zkušeného uživatele GTD, přesto mi zápasení s Inbox Touch sebralo část dne a dost energie. Ovládání některých funkcí se totiž zdá být na první pohled srozumitelné, ale není. Jindy složitě zkoumáte, jak na to, abyste následně v návodu zjistili, že vše je vlastně velmi prosté.

Pro ortodoxní uživatele GTD však může být aplikace požehnáním. Její autor totiž kopíruje krok za krokem vše, co najdete v knize Mít vše hotovo. Méně dogmatickým uživatelům však bude chybět možnost přizpůsobování aplikace vlastním potřebám.

Nevýhodou aplikace je její zdlouhavost i při zadávání jednoduchých věcí. Mnoho kroků či projektů je relativně jednoduchých a nechce se mi s nimi příliš zdržovat. Aplikace k nim přistupuje vždy stejně a nutí uživatele, aby prošel (ale ne nutně vyplnil) všechny povinné fáze či obrazovky s dotazy typu: k čemu projekt slouží, má-li se opakovat, jaká je jeho obtížnost atd.

Things patří mezi velmi oblíbené aplikace. Vývojáři se snažili, aby verze pro iPad byla dalším důvodem, proč u programu zůstat nebo k němu přejít. Především možnost zakomponovat do GTD i role představuje jednu z výrazných výhod.

Opačnou filozofii zastává TaskPaper. Zapomeňte na nutnost doplňovat kontexty, priority a další záležitosti. Nemusíte, pokud nechcete. Aplikace může vypadat jen jako bílý list papíru s vyznačenými úkoly. Ovládání je intuitivní, nic nepřekáží, a když náhodou něco napíšete jako poznámku a chcete z toho udělat projekt, změna je rychlá a snadná. Totéž platí pro přesuny, synchronizaci či mazání. TaskPaper je založen na ovládání prstem, takže jeho obsluha je jedna radost.

Mezi oběma extrémy se pohybují zbylé aplikace. Neprohloupíte se žádnou z nich, ale přinejmenším ToDo působí také těžkopádně. Things, 2Do, Nozbe a Toodledo mají pochopitelné rozhraní a k funkcím se dostanete často takřka totožným způsobem.

OmniFocus vyčnívá z řady odlišným uživatelským rozhraním a ovládáním. Měl jsem z jeho zrodu a podoby velkou radost. Zatímco desktopová verze bývá odsuzována pro svou složitost, verze pro iPad je ještě intuitivnější než třeba Things. Hodně využívá ovládání prstem a uživatele neobtěžují zbytečná okna. Zobrazení lze určovat tím, zda chcete vidět celé složky, projekty či podprojekty, funguje také focus, takže se nestane, že se i přes bohatou náplň projektů ztratíte.

OmniFocus se velmi dobře ovládá. Navíc jeho funkce Forecast napomáhá k lepší orientaci mezi úkoly napříč časem.

Vzhled

Bez uzardění lze rovnou odsoudit programy Toodledo, ToDo (přestaňte prosím už napodobovat ty bloky) a bohužel také Nozbe. Posledně jmenovaný má jinak svoji webovou podobu hezky čistou, jednoduchou a příjemně zelenou. Verze pro iPad sklouzla ke klišé se dřevem, zápisníky atp. Za nepěkné ikony bych ubral grafikům na platu.

Byť osobně preferuji jednoduchost, 2Do má příjemný vzhled, který neobtěžuje a naopak potenciál své uživatele bavit. U této aplikace totiž grafika úzce souvisí s funkčností. Při vytvořených kalendářích (mohou to být také role, složky, kontexty atd.) se lze v aplikaci krásně orientovat a snadno mezi nimi přepínat. Grafika pracuje s lahodnými barvami, řádky a okna vykazují cit a při vyplňování nezavadíte o nepříjemný prvek (včetně ikonek kontextů). Slova chvály navíc patří i verzi pro iPhone.

Things obecně patří k nejoblíbenějším právě kvůli skloubení funkčnosti a uživatelského prostředí. To v desktopové a mobilní verzi působí lépe, než takový OmniFocus. Uživatelé jiných verzí nebudou zklamáni. Varianta Things pro iPad se povedla, opět využívá jemné odstíny barev, doplňuje to však grafickým znázorněním projektů coby sešitků a výpis kroků je jakoby na papíře. Naštěstí nedošlo na napodobování kýčovitých kožených bloků či dřevěných stolků.

OmniFocus příjemně překvapil svou odlišností. Je pravda, že font nebyl zvolen šťastně s ohledem na potřeby českého jazyka a třeba písmena č a ř se v nadpisech projektů zobrazují tenčí. Grafika, na rozdíl od verze pro iPhone, pracuje s černým podkladem, šedou a světlemodrou (modrošedou) barvou. Aplikace působí decentně a tak nějak cool.

Jen bílý podklad a černé písmo využívá TaskPaper. Poznámky mají šedou barvu. Bylo by lepší, kdyby třeba projekty mohly být červeným písmem podobně, jako v desktopové verzi, ale jde jen o drobnost. TaskPaper si zachovává grafickou čistotu a minimalistickým vzezřením potěší každého, kdo si v jednoduchosti libuje. Neoslní ale, pokud hledáte hračičky (např. 2Do při odstranění úkolů umí úkol zmačkat a odhodit).

V pozitivním slova smyslu má vymazlené uživatelské rozhraní aplikace 2Do. Patří mezi to nejlepší na trhu.

Funkce

Má-li se nějaká aplikace chlubit tím, že pracuje s metodou GTD, předpokládá se pochopitelně schopnost ukládat co nejrychleji podněty do schránky, mít možnost následně schránku pročistit a jednotlivé položky přesouvat - dělat z nich dílčí kroky nebo projekty.

Součástí metody jsou kontexty (Toodledo je neumí), přičemž správně by měl být k jedné položce jen jeden (OmniFocus). Pravda je ovšem taková, že uživatelé přivítají i více kontextů (zbylé aplikace). Některé nástroje dokonce přidávají ještě další možnost, většinou označenou jako štítky, umožňující připojovat například místa (2Do, ToDo). V tomto směru je nejpropracovanější 2Do, které zvládá i přiřazování lidí z adresáře, vyhledávání míst na mapě a třídění podle místa (s GPS to ale umí i OmniFocus).

Pokud rádi rovnou k úkolům přiřazujete jejich typ (např. volání, SMS, pošta aj.), zaměřte se na 2Do a ToDo. Tato dvojice navíc zvládá i připomenutí úkolů pomocí push notifikace (2Do má ale více možností).

Někdo rád plánuje či třídí své projekty na základě rolí, které ve svém životě zastává. To sice přímo nesouvisí s metodou Davida Allena, ale například Things role podporují na výbornou. U aplikací, které pracují s možností složek a podsložek (OmniFocus, ToDo a v jistém smyslu i 2Do), toho lze také dosáhnout, byť ne s takovou lehkostí a vzájemnou provázaností.

Mezi důležité prvky GTD patří třídění dalších kroků, seznam "někdy/možná" a odložené položky. Zde jsou opět o krok napřed Things. Totéž umí i Inbox Touch, ale těžkopádněji. Další programy spíše uplatňují filtry (např. na základě důležitosti či termínu). OmniFocus sice ukazuje next actions, ale k seznamu someday/maybe si musíte vytvořit něco jako projekt. V tomto ohledu při třídění či fokusu moc nepotěší ani TaskPaper, který takto může fungovat, pokud používáte také termíny jako kontexty, případně si jej nazvete "next_action", a pak dáte zobrazit stejnojmenný kontext. V desktopové verzi lze uplatnit speciální skripty, které práci automatizují a zjednodušují. Zcela selhává Toodledo a také Nozbe má vůči své webové verzi ještě co dohánět.

Při orientaci napříč časem poslouží přehledné seskupení. Tady si pochvalu zaslouží OmniFocus s funkcí Forecast. V závěsu za ním je 2Do, které má ve verzi pro iPad také kalendář a další možnosti třídění a seskupování položek. Ostatní aplikace už takový pohled z vyšší perspektivy neumožňují, což je jeden z klíčových nedostatků elektronických nástrojů v porovnání s klasickým papírovým diářem.

Plánování a správa úkolů se neobejde bez pravidelného review. Ačkoliv InboxTouch, coby ortodoxní GTD aplikace, s review pracuje, nedosahuje takové lehkosti jako OmniFocus. Kontrola jednotlivých projektů je přehledná, jasně vidíte, co je ještě třeba projít a kdy má daný úkol znovu objevit při review. Things by měly v tomto směru ještě zapracovat, důležitou funkci review opomíjejí stejně, jako ostatní aplikace. Sem tam se také objeví funkce, která potěší. Je jí třeba integrace s Evernote, kterou zvládá Nozbe.

Nozbe existuje coby skvělá webová služba. Zatímco verze pro iPhone se ji snaží napodobit, vzhled verze pro iPad se moc nepovedl.

Synchronizace

Chcete-li aplikaci používat jen na iPadu, můžete tuto část klidně přeskočit. Mnozí uživatelé ale vyžadují synchronizaci s počítačem nebo jiným mobilním zařízením. V takovém případě zjistíte, že z Nozbe budete mít radost až po zaplacení pravidelného poplatku za užívání webové služby. 2Do už vylepšilo synchronizaci pomocí malé utilitky (první verze hodně padala) a lze tak mít data nejen zálohovaná, ale také synchronizovaná s iPhonem. Jinou cestou je server Toodledo. Nic z toho však není tak dobré, jako schopnosti OmniFocusu. Synchronizaci má nejpropracovanější a lze si u něj vybrat z mnoha způsobů synchronizace včetně webového úložiště zdarma.

Things slibuje rozšíření, ale zatím se musíte spokojit jen se synchronizací přes Wi-Fi. Příjemný je TaskPaper pracující s vlastním serverem a službou, s jejichž pomocí se vše bez potíží dostane do počítače i do mobilu. Zapomeňte ale na Wi-Fi synchronizaci, iPad musí být vždy připojen k internetu. Nestačí jen propojení pomocí Ad-hoc sítě.

ToDo využívá službu Toodledo a aplikace Toodledo pochopitelně také. Uživatelsky jde o nepřívětivou službu a abyste mohli synchronizovat kompletně vše včetně projektů, musíte mít placený účet.

Vyžaduje-li aplikace synchronizaci přes server Toodledo, okamžitě zbystřím. Stejnojmenný produkt určený pro iPad tak měl automaticky bod dolů. Navíc zůstává pozadu i co do funkčnosti.

Praxe

Každou z osmi aplikací jsem nějaký čas používal. Nejrychleji mé sympatie ztratilo Toodledo a hned v závěsu za ním ToDo. Nozbe sice neoslní uživatelským rozhraním, ale používat se dá. Verze pro iPhone je slušná a především základní webová služba je povedená. Nicméně je ji potřeba pravidelně platit.

Rozsoudit zápas mezi Things a OmniFocusem není snadné. Migroval jsem mezi těmito aplikacemi i na svém MacBooku a pokud patříte k zarytým uživatelům jednoho z programů, zůstaňte u něj i v případě iPadu. Things jsou levnější a o něco pěknější. Navíc umožňují opravdu dobrou práci s rolemi. Osobně se mi však lépe pracovalo s OmniFocusem, což vedlo až k omezení využívání jeho desktopové varianty. Verze pro iPad se totiž obsluhuje výborně a také review zde má zcela jiné rozměry.

Opravdu mile překvapil posun vývojářů 2Do. Finančně nenáročná aplikace obsahuje velké množství funkcí, je flexibilní, přívětivá a snadno ovládatelná. Musíte se obejít bez desktopové varianty, to ale nejspíš nebude vadit. Rozhodně jde o překvapení, které stojí za vyzkoušení (existuje také verze Lite).

Mám-li říci, kterou aplikaci mám rád, byl by to TaskPaper. Nijak nezatěžuje a nutí uživatele spravovat projekty co nejjednodušeji. Ve funkcemi nabitých aplikacích lze snadno sklouznout ke zbytečné složitosti a přetížení úkoly. Pokud hledáte co nejjednodušší cestu ke správě úkolů, TaskPaper má potenciál stát se vítězem.

Po dlouhé etapě užívání elektronických nástrojů jsem se nakonec přiklonil k papírovému diáři a GTD aplikace pro iPad a ani pro iPhone už nepoužívám. Coby schránka mi slouží Moleskine, ale když nastanou chvíle, kdy jej nelze vzít do ruky a zapisovat do něj, sáhnu po iPhonu a nastartuji TaskPaper. Jako inbox je totiž ideální.

TaskPaper staví na jednoduchosti, minimalismu. Nezatěžuje funkcemi a mezi ostatními aplikacemi tak má v tomto ohledu navrch.

Přečtěte si také první díl přehledu GTD nástrojů, věnovaný aplikacím pro Mac OS X.