Recenze Opus Domini – zásadní pomůcka při plánování - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

Opus Domini

Opus Domini

6. října 2011, 00.00 | Věnovat pravidelně čas plánování se vyplácí. Jenže nabídka elektronických nástrojů se ve valné většině orientuje na To-Do listy či pokročilejší správce projektů a jejich dílčích kroků. Aplikace, pro které by výčet úkolů byl až vyústěním pečlivé rozvahy nad svým životem a časem, v App Store prakticky nenajdeme. I proto se sluší upozornit na software Opus Domini.

Kdo alespoň částečně zná můj blog, ví, že se problematice plánování dlouhodobě věnuji. Vyzkoušel jsem řadu nástrojů, ať už kvůli hledání toho "ideálního", nebo abych zůstával v obraze. Pomocník, který mě doprovází již po dva roky, není složen z nul a jedniček. Jde o papírový diář, notně velký a těžký (ale lze zvolit i menší verzi), s logem společnosti Franklin Covey. Papírové diáře mě doposud utvrzují v tom, že pro plánování jsou nejvhodnější. Když odmyslím projektové manažery jako třeba OmniPlan, Merlin či Projector, nenašel jsem software nabízející dostatečnou perspektivu nad vytyčenými cíli, nad jednotlivými měsíci a následně pak týdny a dny.

Omni Domini představuje světlou výjimku. A možná ani nepřekvapí, že se vydal cestou maximální nápodoby papírového diáře, a to právě zmíněného produktu společnosti Franklin Covey. Podobnost je tak velká, že se vkrádá otázka, zda má vývojář aplikace nějak ošetřena práva na vlastnictví Franklin Covey. To nás ale nemusí zajímat, důležité je, zda Opus Domini má potenciál pomoci a jestli jde o kvalitní software.

Fáze I. – Začít odshora

Zastávám názor, že chceme-li být skutečně efektivní – a tedy i efektivně a správně plánovat – neobejdeme se bez úvah nad vlastními vizemi. Ne nutně musí jít o hluboké hloubání v sobě samém, byť taková sebereflexe bývá stavebním kamenem kvalitní správy času. Opus Domini obsahuje pětici záložek, přičemž právě ta poslední v pořadí, Mission, by měla být nalistována jako první. Proč? Najdete zde totiž prostor pro vypsání hodnot, vizí a také osobního poslání. Nejde o nutnost, ale předpokládám, že i vy byste rádi dělali pokud možno pouze ty "úkoly", které jsou pro vás důležité. Filtr nedůležitých úkonů představuje porovnání, zda činnost je v souladu s našimi vizemi a tím, co od svého života/od sebe očekáváme. Věnujte tedy čas na sepsání všeho, co má pro vás hodnotu – může jít o lidi, o vlastnosti, o "abstraktní položky". Následně pokračujte v úvaze nad vlastní vizí – čeho chcete dosáhnout, kam chcete směřovat?

Zatímco symbolem time-managementu jsou hodinky, symbolem efektivního plánování bývá kompas. Rozdíl se jasně nabízí. Vylézt rychle po žebříku nahoru je jedna věc, ale mít žebřík opřený o správnou zeď je věcí druhou – a pro naše plánování důležitější.

Osobní poslání (Mission Statement) pak už jen plynule z určení hodnot (Values) a vize (Vision) vychází. Poslání berte jako takovou ústavu. Stejně jako ústava zastřešuje v demokracii všechny zákony – žádný z nich s ní nesmí být v rozporu, tak i náš každý úkol, každý krok by neměl jít proti obsahu a povaze osobního poslání.

Fáze II. – Určit si konkrétní cíle

Druhá záložka nabývá již konkrétnějších obrysů. Zde si budete moci přidávat své cíle (Goals). Vše funguje jednoduše a dostatečně přehledně. U cíle nastavíte termín, kdy k němu hodláte dojít. V záhlaví stránky diáře se při označení toho kterého cíle vypíše, kolik dní vám k termínu zbývá. Lze i pomocí tažení jezdcem značit, jak k cíli postupujete. V záhlaví se ukáže grafika i s popiskem (postup v počtech procent z celkových 100).

Fáze III. – Mějte na očích kompas

Pojem kompas zde již v souvislosti s plánováním padl, a stejně se jmenuje další záložka. Dříve, než s tímto listem začnete pracovat, jděte do nastavení aplikace, konkrétně klepněte na záložku Compass. Zde si totiž vytvoříte/vypíšete role, které zastáváte. Že žádné role nehrajete? Že jste sami sebou? Nenechte se svést odlišným vnímáním tohoto slova. Role v pojetí plánovacího systému Franklin Covey nemá nic do činění s hraním rolí na divadle. Každý z nás totiž ve společnosti skutečně funguje v několika rolích – a ty si musíte pojmenovat sami.

Jak ukazuje obrázek, ty mé jsou například pedagog, autor, lektor, vedoucí katedry, ale také člen rodiny. Může jít o roli pracovní, osobní, může se týkat konkrétních lidí, k nimž z pozice této role vystupujete, nebo se může čistě vztahovat pouze k vám samotným – třeba role kulturního milovníka či náruživého čtenáře. Role lze přidávat, mazat, přeskupovat.

Poté se vraťte do hlavního okna aplikace. Role tam již uvidíte. Ale nad nimi si ještě všimněte čtyř položek – jde o čtveřici rovin, které utvářejí naši osobnost, náš život. Rovina fyzická, sociální, mentální a duchovní. Kompas v aplikaci/diáři má totožnou funkci jako kompas skutečný. Má ukazovat směr, kudy chcete jít. Role, roviny, respektive to, co si k nim připíšete, by mělo vycházet z vašeho osobního poslání/vize/hodnot a mělo by jít o kroky, které vám pomohou se dostat blíže k vytyčenému cíli. Jestliže máte cíl zhubnout o 10 kg za čtvrt roku, pravděpodobně si u fyzické roviny budete vypisovat dílčí fáze a úkony – například to, že budete v daném týdnu jíst přednostně zeleninu, pít dostatek vody, že si každý den uděláte malou procházku apod. Ačkoliv to není v případě aplikace Opus Domini nijak specifikované, Kompas prochází naší revizí každý týden – něco jako tzv. GTD review. Jde tak o první "hmatatelnou" fázi plánování.

Než začne nový týden, sedněte si ke Kompasu, vypište, co byste u každé z rovin a rolí chtěli v daném týdnu zrealizovat. Říká se tomu také "big rocks", velké kameny, které jsou skutečně důležité, a proto byste je měli do svého diáře/aplikace zanést jako první. Já bych například u role pedagog mohl v daném týdnu dělat desítky úkonů, ale do Kompasu si zapíšu ten/ty, které jsou pro mě v této roli zcela zásadní. Neznamená to, že musíte každý týden něco připsat ke všem rolím, ale pokuste se je mít v rovnováze.

Zde se dostávám k nedostatku aplikace oproti papírovému diáři. U Opus Domini se hůře sleduje rovnováha napříč delším časovým údobím. Zatímco papírový kompas, takové úzké záložky, lze schraňovat a vzájemně porovnávat, pokud byste v kompase položku zaškrtli a odstranili – což asi budete dělat, protože by se list stal brzy nepřehledným – porovnávání nebude možné.

I u položek v Kompasu lze posouvat jezdcem (vývoj), ale dává to smysl, pokud by šlo o položku dlouhodobější – ne pouze v rámci jednoho týdne.

Fáze IV. – Přehled úkolů

Čtvrtou záložkou od konce je Master Tasks. Přehled úkolů. V papírovém diáři se takový seznam váže vždy ke konkrétnímu měsíci. Výhoda (či nevýhoda?) Opus Domini spočívá v tom, že při zapisování úkolů, které hodláte vykonat, je jedno, zda se mají vázat ke konkrétnímu dni, týdnu, měsíci. Jak tedy Master Tasks v Opus Domini může sloužit? Aplikaci máte spuštěnou, a jakmile budou přicházet úkoly hodné zaznamenání, lze je vložit právě na tuto stranu. Můžete si všimnout, že se vlevo u názvu úkolu (v podstatě ale může jít o projekt) nachází písmeno s číslicí. Princip třídění na nejdůležitější (A), méně důležité (B) a ne tolik důležité (C) má být vodítkem k tomu, abyste se vždy snažili o "zaškrtnutí" všech áček, zbyde-li čas, postupujte k béčkovým aktivitám. Číslice určuje ještě navíc pořadí v dané kategorii – ale pozor, není zrovna šťastné mít pak v jednom dni naplánovaných áček více než 4, pakliže jde o obtížné úkoly.

Při pohledu na Master Tasks list lehce vyfiltrujete úkony skutečně důležité (v souladu s vašimi cíli), které budete při plánování nahazovat do kalendáře jako první. A jak? Klepněte pravým tlačítkem a vyberte Send to Daily Task. Objeví se malé okno s kalendářem – a zde už jen záleží na vaší volbě, kam úkol "poslat".

V seznamu úkolů (Master Tasks) lze ale také úkony označovat nejen znaménkem důležitosti, ale přidávat k nim stav, v jaké jsou fázi rozpracování, nebo úkol delegovat – a pohlídat si při pravidelných revizích, jestli už máte od dotyčné osoby zprávu o realizaci. Seznam pochopitelně můžete podle různých kritérií seřazovat.

Fáze V. – Denní plánování

No a konečně se dostáváme k záložce Daily Tasks. Její levá polovina má tři části. V horní se nachází informace o dni a malý náhled na měsíc. Zbytek strany se dělí na levou a pravou polovinu. Do levé si přidáváte úkoly k danému dni, které nejsou vázané na konkrétní čas, zatímco pravá – jak již její vzhled napovídá – bude pracovat s úkony vázanými na konkrétní hodinu/minutu (například schůzky).

Úkoly lze přidávat přímo v této stránce, nebo tím, jak bylo řečeno, že je z Master Tasks vyšlete. Kromě označení důležitosti (A, B, C...) zde lze nastavovat to, zda je úkol v procesu realizace, zda se odkládá, zda je naplánovaný na jiný den atd. Velká přednost aplikace spočívá v tom, že není třeba nic mazat a přepisovat. Jestliže si totiž úkol v papírovém diáři chcete posunout na jiné dny, musíte škrtat/gumovat a psát znovu. Úkoly, stejně jako položky v Master Tasks, lze doplňovat i o delegování, o poznámky, různě řadit.

Vpravo od stránky s úkoly se ale ještě nachází list pro psaní denních poznámek. Vynikající vlastnost diářů Franklin Covey – během práce, komunikace s lidmi, můžete všechno potřebné zapisovat právě sem. Stránka může sloužit jako schránka pro úkoly, nápady, poznámky z korespondence atd. Vše pak stačí pravidelně procházet – třeba v závěru týdne prolistovat sedm předchozích dní – a vytáhnout z toho to, s čím je potřeba dále pracovat. U papírového diáře Franklin Covey je pro vyhledávání v poznámkách určena speciální Index stránka, u Opus Domini vše samozřejmě funguje snadno – stačí využít vyhledávací ikonku.

Pár slov k provedení

Výše popsaný postup plánování, který se mi dlouhodobě osvědčuje, nelze přičíst jako zásluhu člověku/lidem podepsaným pod Opus Domini. Jak jsem hned zkraje uvedl, jde o převedení papírového diáře Franklin Covey do elektronické podoby. Nicméně aplikace si zaslouží palec nahoru za přehlednost a skutečně rovnocennou funkcionalitu s papírovým diářem – a v podstatě k tomu připočtěte to, že má ještě několik vlastností navíc.

Při procházení jednotlivých záložek (výjimkou je Daily Tasks) vždy na pravé straně uvidíte náhled na den/víkend/týden/měsíc/rok i spolu s vypsanými aktivními úkoly. Ovládat aplikaci se naučíte velmi rychle. Vzhledem k tomu, že Opus Domini pracuje s plánováním události do jednotlivých dní, logicky se nabízí provázanost s kalendářem. Dokonce také s předpovědí počasí. Částečně máte možnost vzhled a uspořádání některých prvků i přenastavit v Preferences.

Design aplikace není sice kdovíjak zázračný (rádoby kožené desky a barevné záložky), ikonka by si zasloužila evoluci, ale na to nejdůležitější to nemá prakticky žádný vliv. Z oficiálních stránek lze vypozorovat, že autor se snaží a připravovaná verze 2 by měla do sebe vstřebat další funkce. Zvědavý jsem na uvedení iPad verze, která se vyloženě nabízí. Měla by se v App Store objevit s vypuštěním iOS 5 a služby iCloud. Kdyby program umožňoval časem i třídění úkolů do projektů, šlo by o "killer aplikaci" v kategorii úkolovníků a kalendářů.

Osobně preferuji pero a papír, ale Opus Domini můžu všem, kteří to s plánováním myslí vážně, vřele doporučit. I s cenou devíti dolarů, protože jde o investici, která se vám rychle vrátí.

Budete-li chtít o něco hlouběji proniknout do filozofie plánování podle systému Franklin Covey, mohou pomoci tyto články.