Timemanagement & iCal - mějte svůj čas pod kontrolou - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

12. září 2005, 00.00 | Práce s počítačem nám všem zabírá řadu hodin denně. Většina z nás sedí před svým Macem, má zapnutou řadu aplikací, používá Mail, Safari a třeba i iCal. A právě o iCalu bude dnešní článek. Ale nebudeme se bavit o tom, jak iCal funguje, ale jak jej používat, aby vám pomohl v tom, co umí nejlépe. Ve správě vašeho času.

Práce s počítačem nám všem zabírá řadu hodin denně. Většina z nás sedí před svým Macem, má zapnutou řadu aplikací, používá Mail, Safari a třeba i iCal. A právě o iCalu bude dnešní článek. Ale nebudeme se bavit o tom, jak iCal funguje, ale jak jej používat, aby vám pomohl v tom, co umí nejlépe. Ve správě vašeho času.

Čím jsem starší, tím více mi dochází, že čas je to nejdražší, co máme. Všichni máme sny a přání, na které chceme dosáhnout a máme na ně určitý čas, o jehož délce se můžeme jen dohadovat. A právě ovládnutí svého času je klíčem k tomu, aby člověk byl schopen žít život, který se shoduje s jeho představami. I když tento úvod může znít poněkud nevhodně pro zaměření serveru jako je MujMac, záhy se dostanu k tomu, o čem tento článek má být.

Sám jsem se dostal do situace, kdy mě nával pracovních povinností doslova zahltil. A po určitém čase jsem se ohlédl zpět a zeptal jsem se sám sebe, co jsem vlastně poslední rok zažil? Neustále pracovní závazky, šibeniční termíny a samozřejmě neschopnost pracovat s vlastním časem se podepsaly na mě samotném. Nezbývalo mi nic jiného, než začít hledat řešení, jak svůj čas ovládnout a zaměřit se na svůj život poněkud globálněji. A díky tomu jsem přečetl řadu knih o timemanagementu a správě času. I když se ve většině z nich opakují standardní poučky, jak správně fungovat, jedna z těchto knih poněkud vybočovala a přinášela řadu užitečných nápadů. Jmenuje se Get Things Done (GTD) a jejím autorem je David Allen. Pokud jste v situaci, kdy nestíháte schůzky, plnění úkolů a rodinu skoro nevidíte a stres se stal vaším denním chlebem, doporučuji vám si tuto knihu přečíst.

Já bych se dnes rád věnoval některým poznatkům, které jsem z této knihy načerpal a jejich implementaci do iCalu. Pokud bude zájem z vaší strany, mohu příště popsat i postupy "chytřejší" správy Mailu podle podobných pravidel.

iCal & GTD

iCal asi není třeba představovat, jedná se kalendář v OS X, jež se alespoň pro mě ve spojení s mobilním telefon či PDA stal hlavním správcem schůzek a úkolů. V následujícím textu popíši způsob, jakým iCal používám posledních pár měsíců a který pro mě funguje v tom smyslu, že se stává přehledným a já jsem schopen s ním pracovat tak, abych zvládal vše co potřebuji a nezavazoval se k úkolům, které časově nejsem schopen splnit.

iCal používám již ode dne uvedení (předtím jsem používal Palm Desktop), ale nikdy jsem neměl pořádně vyvinutý systém, jak s ním pracovat. Respektive jsem si myslel, že jej mám, ale mýlil jsem se. První chyba, co jsem dělal, bylo rozdělení kalendářů na soukromé a pracovní. V podstatě takové členění nedává příliš smysl - když musíte nějakou činnost udělat, je jedno, zda je soukromá či pracovní, prostě musí být udělána. Proto mám kalendáře (kategorie) rozděleny na tyto kategorie:

To Do
Meeting
Development
Hold
Waiting For
Someday/Maybe
Phone
Done

Omlouvám se za anglická slovíčka, ale vzhledem k faktu, že s počítači pracuji již pomalu dvacet let, zvykl jsem si na angličtinu takovým způsobem, že nejsem schopen lokalizovaným slovům rozumět, respektive, vždy dojde k tomu, že si český výraz nejdříve přeložím do angličtiny, abych věděl, co znamená. Proto veškerá zařízení mám v angličtině (PDA, mobil či počítač) a jsem spokojen. Věřím, že to nebude v dalším výkladu problém.

Část výše uvedených kategorií používám na úkoly (To Do, Hold, Waiting, Someday) a část v denním přehledu (To Do, Meeting, Development, Done). Podrobně vysvětlím.

Kalendář
Meeting je asi jasný - veškeré schůzky jsou označeny červeně a vždy jasně vidím, že červená = někam zajet, s někým se sejít. Zde funguje především barva aby měl člověk při prvním pohledu do kalendáře jasno, jaký bude mít přes den pohyb.

Modře mám označeno Development - sem spadají veškeré aktivity, které musím udělat na počítači, potřebuji se jim věnovat déle než 30 minut v kuse a potřebuji se na ně soustředit, například vývoj webu, příprava projektu, psaní článku. V těchto úsecích vypínám ICQ, nestahuji emaily a pokud mohu, vypínám telefon. Každé vyrušení se projeví jako další ztráta času. Většinou je člověk schopen bez vyrušení udělat za hodinu tolik práce, jako v běžném "frmolu" za tři.

To Do, neboli úkoly, mám označeny zeleně a používám je jak v denním přehledu iCalu, tak v úkolech jako takových. Proč toto "rozpolcení"? Úkoly by přece měly být v úkolech a po ukončení je pouze odškrtnout! Možná, v každém případě na mě tento způsob prostě nefungoval a našel jsem si jiný. Každý večer si připravuji, co potřebuji následující den zvládnout. Pokud se jedná o úkoly, které zaberou více jak 30 minut, spadají do kategorie Development, v opačném případě do To Do.

Do denního přehledu si pak do volných míst dám jednohodinové poznámky obsahující bližší popis úkolu. Nemám je v pravém sloupci, ale jsou součástí denního přehledu. Dost často je dávám do ranních hodin, kde tvoří samostatný seznam. Mám tak při pohledu na den jasný přehled o tom, co dnes potřebuji udělat a úkoly jsou řazeny podle priority, udělám první, druhý, pak mám schůzku, pak udělám třetí, čtvrtý a podobně. Pokud je úkol dokončen, změním kalendář z "To Do" zelené barvy na "Done" barvy bíle. Tak okamžitě vím, které úkoly jsou již hotovy (bílé) a které ještě čekají na moji pozornost (zelené). Více asi napoví obrázky.

Má to ještě jednu výhodu. Pokud synchronizujete iCal s telefonem či PDA, opět vám stačí se podívat pouze na aktuální den v kalendáři a víte vše. Nemusíte se nejdříve podívat na kalendář a pak na úkoly.

Úkoly
V pravém sloupečku iCalu jsou úkoly, které používám jiným způsobem. Jak jsem uvedl dříve, úkoly na aktuální den dávám přímo do denního přehledu.

Vpravo mám i úkoly označené jako To Do, ale nikdy se nejedná o aktuální úkoly, ale pouze o věci, které chci v dohledné době udělat, ale nemají prioritu. Například vím, že si potřebuji koupit nová DVD média, ale ještě jich pár mám a není to aktuální. Když uvidím v kalendáři, že ve čtvrtek jedu něco nakoupit, přesunu si tento úkol do kalendáře na čtvrtek (přidám jej tedy k tomuto nákupu) a již se z něj stal úkol na daný den. Uvědomuji si, že i úkoly lze termínovat, ale jak jsem uvedl, pro mě to nefunguje. Stejně tak v To Do mám poznámky, že mám tolik a tolik fakturovat, jakou knihu si chci koupit, jakou muziku poslechnout. Ale pozor, musí se jednat o věci, který chcete udělat v řádu několika dní. Pokud se jedná o něco, co je vzdálenější budoucnost, patří to do kategorie Someday/Maybe

Someday/Maybe mám standardně schovanou a koukám na ní jednou za čas. To jsou věci, které vím, že chci někdy udělat, ale není jisté, jestli k nim dojde za rok, či za deset let. Například vím, že se chci dobře naučit AppleScript, ale v tuto chvíli to pro mě není aktuální, ale rozhodně to je něco, na co se chci jednou zaměřit. To patří do Someday/Maybe. Chci se podívat na Wired Fest, ale jestli tento rok nebo za rok? Až to vyjde, tak to vyjde. Sem prostě patří nápady, plány, sny, ale i třeba typy na dárky. Cokoliv, co není aktuální, ale nechci, aby bylo zapomenuto.

Waiting For - fialová kategorie je velice důležitá, i když její důležitost vynikne více v Mailu než iCalu, ale má zde také své místo. Sem si dávám poznámky o tom, na co čekám. Jedná se tedy čekání na reakci někoho jiného. Například půjčím někomu knížky a sem si poznamenám komu a jaké. Nebo čekám na schválení designu webu, nebo na zaplacení zálohy. Jakákoliv reakce, na kterou čekám, patří sem. Jednou za pár dnů tyto poznámky projdu a pokud shledám, že na něco čekám již příliš dlouho, pošlu email nebo zavolám. Jak jsem uvedl, toto je důležitá kategorie, ke které se ještě vrátím v článku o Mailu.

Hold - modrá barva. Tuto kategorii jsem si tak trochu vymyslel, neboť mi chyběla jedna funkce z Palm Desktopu - Memos, neboli poznámky. iCal prostě nemá možnost samostatného psaní poznámek a je k tomuto účelu nutné použít jinou aplikaci (Stickies, Devon nebo třeba TextEdit). To mě samozřejmě nevyhovovalo, neboť jsem potřeboval mít řadu poznámek i v telefonu a pokud možno mít šanci je synchronizovat. U Hold tedy využívám především Notes v informačním panelu. Ten pojme relativně dost místa pro doplňující informace a v iCalu tak mám i poznámky. Ty obsahují například kompletní kontaktní adresu, fakturační adresu, ičo a podobně. Ne snad, že bych si tyto informace nepamatoval, ale je jednoduší udělat copy - paste, než je vypisovat ručně. A pokud například emailem dostanu popis cesty či bližší informace ke schůzce, dám si je do Notes k dané události. Naštěstí má P910 umí s Notes pracovat a pokud se nepletu, tak i telefony s operačním systém Symbian Series 60 umí Notes číst (pokud máte někdo opačnou zkušenost, uveďte to prosím pod článek).

Phone - samostatná tmavě modrá kategorie, kterou mám v iSyncu nastavenou tak, aby do ní "padaly" veškeré úkoly a schůzky z telefonu. Po synchronizaci tak mám všechny věci z telefonu jasně označené a mohu je přeřadit do správné kategorie. Jak asi víte, iSync neumí synchronizovat kategorie kalendářů mezi PDA/telefonem a OS X a toto je cesta, jak si to ulehčit. Z toho důvodu před úkoly vždy píšu o jakou kategorii se jedná. Nepíšu tedy 'koupit DVD média' ale 'To Do - koupit DVD média'. V telefonu tak hned vidím, o co se jedná.

Automator - samostatná kategorie pro akce automatoru. Například pravidelně potřebuji poslat jednomu člověk email s upozorněním, aby něco udělal. Proč na to myslet, když existuje automator? Stejně se dá iCal využít na spuštění záloh a jiné opakující se akce.

Sdílené kalendář figurují jako samostatné entity a je s nimi potřeba i tak zacházet - dávám jim zcela odlišnou barvu od ostatních, abych věděl, že se nejedná o žádnou z mých kategorií.

Závěr
Toto byl menší výlet do "mého" iCalu a správy schůzek v něm. Pokud používáte jiný způsob, který pro vás funguje, napište to do diskuze. Neustále hledám nové cesty a rád se nechám poučit. Například vůbec nepoužívám priority u úkolů. Tento systém je jedním ze způsobů, jak s iCalem pracovat, ale aby fungoval, je nutné jej striktně dodržovat, aby mu člověk mohl věřit a vše našel přesně tam, kde to má být. Nelze mít část informací na stole na papíře, část v iCalu a něco v papírovém diáři. Člověk tak ztrácí přehled. Nutno ještě poznamenat, že tento postup by vám měl ulehčit práci s časem, ale nezbaví vás problémů s nestíháním. Pomocí výše uvedeného postupu byste ale měli mít jasný přehled o tom, co kdy máte stihnout a podle toho navrhovat i termíny schůzek a odevzdání práce. Když vidíte, že daný úkol prostě nemáte šanci zvládnout, nemá smysl jej slibovat a pak se stresovat. Z toho důvodu je také nutné umět odhadnout, kolik vám jaká činnost zabere reálně času a tento údaj do iCalu zanést. Dobrým pravidlem bývá, mít dopředu zaplněný den na 80%, neboť vždy se objeví něco, co vaše plány naruší a na tyto neočekávané akce je právě těch 20% volného času.

Že je toto vše pouhá teorie a praxe je zcela jiná? Ne tak docela. samozřejmě nemůže vyjít každý den a jsou situace, které vám celý plán zpřehází a naruší, ale důležitější je nedostat se do stavu, kdy dlouhodobě ztrácíte kontrolu nad časem. A k tomu by vám tento postup měl pomoci.

Samozřejmě do timemanagementu spadá řada dalších tipů a postupů, ale ty jsou již nad rámec tohoto článku, ale mohu se jim věnovat později, pokud bude zájem z vaší strany.