Timemanagent a správa projektů - DEVONthink - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

25. října 2005, 00.00 | V dnešním článku bych rád navázal na předchozí dva články o timenagementu neboli správě času. A proto bych rád představil aplikaci DEVONthink, která je neocenitelným pomocníkem pro správu projektů, textů, článků a nápadů obecně.

V dnešním článku bych rád navázal na předchozí dva články o timenagementu neboli správě času. A proto bych rád představil aplikaci DEVONthink, která je neocenitelným pomocníkem pro správu projektů, textů, článků a nápadů obecně.

Pokud začnete řešit svůj čas a jeho rozložení mezi různé aktivity, pravděpodobně budete nuceni přemýšlet, jak si jednotlivé činnosti rozdělit. Abych byl přesnější - celý náš život se de facto skládá z různých projektů, které směřují k našim cílům. Příklad za všechny - chcete se řekněme dostat na letošní Macworld, což je váš cíl, kterého chcete dosáhnout. Když se na cíl podíváte, může se pro někoho stát nereálným, příliš komplikovaným (zatímco pro jiného je zcela triviální). Uvádím schválně tento příklad, neboť zažít Macworld byl jedním z mých snů a dříve jsem ho řadil do cílů nesplnitelných, ale podvědomě jsem hledal cestu tohoto cíle dosáhnout, a proto taky dělám to, co dělám.

Ale zpět - máte cíl, chcete vidět Macworld a je desítky způsobů, jak svého cíle dosáhnout, ale je nutné si tento projekt rozkouskovat na jednotlivé kroky a začít je plnit (po malých dílčích úkolech). Když se na cíl podíváte globálně, může se jevit jako nedosažitelný, když si ovšem popíšete jednotlivé kroky, zjistíte, že to není tak složité. Konkrétně, jaké jsou možnosti?

1/ Máte dost financí, takže je to jen otázka nákupu letenky, zařízení ubytování, zjistit si, jak to na podobných výstavách chodí se vstupem a registrací a samozřejmě, jak se dostat na keynote. Již máte hrubou představu, jak postupovat, teď je nutné si dílčí úkoly rozdělit na ještě menší a ještě menší, až dostanete jen posloupnost řady úkolů, jejichž jednotlivým plněním dosáhnete svého cíle.

2/ Jiná situace je, když vám je osmnáct a nemáte finance a dostatečnou znalost angličtiny a přesto je Macworld váš sen. Projekt si můžete opět rozdělit na menší podprojekty jako je naučit se anglicky, našetřit si peníze, získat si bližší informace a opět tyto podprojekty rozmělnit a získat jednotlivé úkoly - i když v tomto případě je cesta za cílem mnohem těžší, má řešení!

Toto můžete aplikovat na jakoukoliv činnost a nedivil bych se, kdybyste to nevědomky dělali - je to totožné, jako si psát, co chcete nakoupit, nebo když si sepisujete, co potřebujete zařídit před odjezdem na dovolenou. Je to zcela běžná a používaná metoda aplikovaná na náš život a cíle (v tomto případě).

Ale to nejdůležitější, co jsem tímto "úvodem" chtěl říci je jediné - nic není nemožné, jde pouze o to, najít cíl a potom k němu cestu. A právě pro promyšlení této cesty existuje řada aplikací, které vám pomohou vaše projekty vidět z nadhledu.

DEVONthink

Sám jsem aplikací tohoto ražení testoval několik a asi nejlepší se mi jevil v oblasti outlinerů (editory hierarchie či hierarchické editory) OmniOutliner, ale přiznám se, že jsem se s ním nikdy pořádně nenaučil pracovat, respektive jsem ho nedokázal začlenit do své práce. Přesto je i dle recenzí považován za špičku mezi outlinery (pokud takový software hledáte, určitě jej zkuste), ale já jsem hledal komplexnější řešení. A tím je DEVONthink.

Jedná se o aplikaci, i když přesnější by možná mělo být databázi, která umí pracovat s řadou dokumentů a souborů a umožňuje vám je shromažďovat do složek a skupin. Hlavní okno aplikace je rozděleno do dvou částí - v levé jsou vidět jednotlivé složky a dokumenty, v pravé je obsah daných dokumentů (tak trochu jako nabízí aplikace Mail). Vlevo mám vytvořeny složky podle typu prací a projektů na kterých se podílím. Například jedna přihrádka jsou jen články, které píšu a je dále rozdělena dle zaměření článků, obsahuje nedokončené články, tipy a nápady na články, podklady a podobně. Prostě vše, co potřebuji k psaní, mám v DEVONu. Nehledám ve Finderu soubory, ale stačí zapnout DEVONthink a rychle se orientuji.

V jiné složce mám například zajímavé články, které si chci přečíst - prohlížím články na internetu a když narazím na něco zajímavého, co si chci přečíst a nemám dostatek času, automaticky zvolený článek přesouvám. DEVONthink se chová stejně jako TextEdit, takže není problém si do něj kopírovat obsah WWW stránek a vytvářet si tak vlastní bázi vědomostí (knowledge base). Ideální například pro tipy a triky v OS X - když vidím zajímavý postup, zkopíruji ho z webu do DEVON a až píšu článek o tipech, stačí se kouknout do složky články/MujMac/tipy a triky a hned vím o čem psát. Když se za měsíc vzpomenu, že jsem viděl způsob, jak dostat zlobivé CD z počítače pomocí Terminalu, nemusím hledat v Googlu, ale jen v DEVONu, do kterého jsem ji tento tip zkopíroval.

To je jeden způsob využití - shromažďování informací, ale bavili jsme se o projektech. Jednotlivé projekty si opět dle zaměření rozdělím do složek a podsložek a ty obsahují dokumenty s jednotlivými kroky, které vedou k cíli / dokončení projektu. Vzhledem k tomu, že styly v TextEditu (a tedy i v Devonu) umožňují řadu možností jako přeškrtnutý text, barevný či tvorbu seznamů, je hračkou dát vše dohromady. Opět zde platí ohromná výhoda DEVONu - vše v jednom programu. DEVON umí omezeně fungovat jako outliner a můžete si tak do složek dávat i checkboxy (zaškrtávací tlačítka) k jednotlivým položkám.

Do DEVONu lze dostat i obsah v podobě obrázků, PDF, hudby či videa a tak mít kompletní zadání k jedné zakázce (včetně emailů) kompletně v jedné aplikaci - je možné linkovat soubory umístěné na jiném místě na pevném disku. V hlavním okně lze zobrazit i obsah www stránky. Neméně podstatné je i možnost označování složek a souborů pomocí barevných visaček.

DEVONthink disponuje rychlým vyhledáváním a především "vlastní inteligencí". Pokud si do něj vložíte nový text, je schopen podle použitých slov rozpoznat a nabídnout vám, do jaké složky by daný dokument měl patřit - čím větší je vaše databáze, tím přesnější je umělá inteligence DEVONu. Stejným způsobem je schopen po přečtení textu schopen doporučit i další dokumenty s podobným zaměřením. Pro DEVONthink existuje i řada Widgetů pro Dashboard a především disponuje podporou služeb (Services), takže vložení textu do programu je opravdu jednoduché a především rychlé.

Zde uvedené výhody jsou pouze základem toho, co aplikace DEVONthink je schopná nabídnout svému uživateli. Pokud hledáte program, který dokáže pojmout velké množství textů a dalších souborů, zvládne vám uspořádat projekty a to vše v jednom okně, je DEVONthink určen právě vám. Za cenu 36 Eur (za personal edici) získáte program, který vám investici opravdu vrátí - ovšem za předpokladu, že investujete do něj nejenom peníze, ale i čas, abyste se s ním naučili pracovat.

A ještě poznámka na závěr, proslýchá se, že nová verze Finderu v Mac OS X 10.5 Leopardovi by měla fungovat podobným způsobem jako právě DEVONthink - hlavní přístup k souborům by měl být přes Spotlight a uživatel by pracoval pouze s "nadstavbou".