Buďte produktivní - udělejte si pořádek na ploše - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

22. června 2007, 10.00 | Plocha je v jakémkoliv operačním systému, který na ni dovoluje ukládat soubory, velice zrádným místem. Dovoluje nám totiž pojmout desítky a někdy i stovky dokumentů, složek a odkazů, které jsme si sice uložili na plochu pro následné "prozkoumání", ale v každém případě se jedná o návyk, který práci s počítačem zbytečně komplikuje. Chcete mít stále plochu uklizenou? Zde je návod, jak se stát "Pánem plochy".

Má osobní zkušenost je taková, že ještě donedávna jsem vše, co mi přišlo zajímavé nebo co jsem chtěl následně prozkoumat či otestovat (webové odkazy, nové aplikace), házel na plochu. Následně jednou za týden až dva, podle toho, jak hodně jsem z obrázku na pozadí viděl, došlo k "čistce" a snažil jsem se balastem poházeným na ploše projít a zjistit, co mě vlastně vedlo k tomu, že jsem jej na plochu umístil. Není to zcela zdravý návyk, a když jsem na Webu Ethana Schoonovera (Kinkless.com) našel sbírku zajímavých screencastů (autor je také tvůrcem KinklessGTD), rozhodl jsem se uvedený postup vyzkoušet. A vzhledem k tomu, že Ethanův nápad zjevně funguje a mám doslova "čistoskvoucí" plochu už druhý týden (konečně vím, co mám na ploše za obrázek), rozhodl jsem se s vámi podělit o pár tipů a triků.

1. krok - zbavte se nepořádku!

Vytvořte na ploše novou složku (může se jmenovat třeba Smazat!) a všechny soubory, co jsou na ploše, do ni přesuňte. Pokud to vyloženě nepotřebujete, v předvolbách Finderu vypněte zobrazování disků, CD a sítě na ploše (a nechte je viditelné pouze v postranní liště u oken). Tím, že jste vše přesunuli do jedné složky, ještě nemáte vyhráno. Je dost možné, že pár souborů z této složky budete ještě potřebovat. Základní pravidlo zní, že pokud soubor či dokument jednou otevřete, již jej do této složky (nebo na plochu samozřejmě) nesmíte vrátit. Musíte jej uložit tam, kam měl být uložen od začátku (složka v dokumentech, odkaz do Bookmarků a podobně). Z toho důvodu je také potřeba udělat si určitý systém – viz druhý bod.

2. krok - příprava složek, zakládání systému

Nyní si na ploše udělejte tři složky – Inbox, Outbox a Pending. Jaká zvolíte následná jména je pouze na vás. Jak tyto složky budou fungovat?

Inbox - sem patří vše, co vám do počítače "spadne", všechny příchozí soubory (podobná funkce, jako má Inbox v emailové aplikaci). Z toho důvodu je potřeba nastavit Safari, Firefox, Skype, ICQ a další aplikace, které nějakým způsobem mohou přijímat data, aby je ukládaly právě do Inboxu. V Inboxu je vše, co budete dále zpracovávat a buď to uložíte kamsi do vašeho systému složek, nebo to smažete.

Outbox - sem patří vše, co má pouze dočasný charakter, respektive to, co má jít z vašeho počítače ven. Je to určitá obdoba "Temporary" složky. Konkrétně se jedná například o screenshoty plochy, které chcete někomu poslat, variace obrázků, textové komentáře. Vše, co je pouze dočasné a nepotřebujete to skladovat.

Archive (Work, Práce, Dokumenty) - zde se jedná o odkaz (shortcut) na vaši složku s dokumenty. Může se jednat přímo o Documents ve vaši domovské složce nebo o jinou složku, která slouží k uchovávání všech dokumentů a na kterou jste zvyklí. Ethan správně uvádí, že Documents není zcela vhodná, neboť jsou do ní ukládány i soubory, které nemáte pod kontrolou, resp. řada aplikací používá Documents pro svá data (Microsoft User Data, Adobe a podobně). Z toho důvodu je lepší nechat složku Documents bez povšimnutí a udělat si vlastní (pojmenovanou například Archive, Work, Práce a podobně), a tu používat jako hlavní skladiště dokumentů. Osobně používám složku Work, která je podsložkou Documents (a její odkaz mám v domovské složce a na ploše), Ethan doporučuje složku Archive přímo v domovském adresáři. Pokud preferujete druhou variantu, dejte si pozor, abyste měli korektně nastavena práva u této složky, aby se vám do ní nemohl nikdo podívat přes síť (měla by mít stejná práva jako ostatní chráněné složky v domovské složce – např. Movies, Music a podobně).

Pending - třetí složka, kterou si vytvoříte, slouží jako dočasné místo pro právě používané dokumenty. Ty máte standardně ve složce Archive, ale pro rychlejší práci je máte všechny zde (odkazy nebo kopie, nikoliv originály). Výhoda je v tom, že veškeré soubory na právě aktuálních projektech máte na jednom místě, a tak nemusíte neustále originální složku s podklady k projektu hledat v adresářové struktuře. Má to svou logiku, zatím jsem se ovšem složku Pending nenaučil zcela využívat.

Když máte složky na ploše, stiskněte Jablíčko – J, a nastavte jejich chování dle obrázku. Tedy zvětšete ikony, nechte zobrazovat informace a nechte ikony srovnané podle druhu.

3. krok - upravte si ikonky

Abyste se ve složkách lépe orientovali, je lepší každé přiřadit odlišnou ikonku. Jak na to vám poradí samostatný článek Vítězslava Jančáka. Vaší fantazii se meze nekladou.

4. krok - přidejte složky do postranního panelu u oken

Pro rychlejší přístup k souborům je ideální přidat zmíněné složky do sidebaru u oken. Tedy prostým přetažením mezi již umístěné ikony. Tento trik vám pomůže nejenom ve Finderu, ale především k těmto složkám budete mít rychlý přístup i v tzv. Open/Save dialozích – tedy pokaždé, když budete v rámci aplikace soubory otevírat či ukládat.

5. krok - přidejte na plochu chytré složky dle vlastní potřeby

Některým z vás může vyhovovat přidat na plochu Chytrou složku/y, které budou odpovídat specifickým požadavkům. Jedna může složit pro zobrazení všech souborů, které jste v posledních dvou či třech dnech otevřeli. Další může zobrazovat všechny prezentace, které v počítači máte a podobně. Zde se jedná o specifický požadavek každého z vás, ideální je se zamyslet, co často na počítači hledáte, jaké soubory často používáte. Pokud vás něco napadne, zkuste si práci zjednodušit pomocí Smart Folders.

6. krok - Hazel

Ethan ve svém návodu dále zmiňuje utilitu Hazel, která umí s dokumenty uloženými do zvolené složky dělat doslova divy – smazat je :), změnit barvu, filtrovat atd. dle zadaných kritérií. Vzhledem k tomu, že se složku Inbox snažím držet "zkrátka" a mám v ní cca 15 souborů, nepotřebuji barevně odlišovat XLS soubory od obrázků, nebo nechat soubory automaticky zpracovávat. Pokud chcete Hazel využít, na Webu Ethana najdete bližší informace + odkaz na soubor s pravidly. Jestliže se vám nechce platit za shareware, můžete podobného výsledku dosáhnout pomocí Automatoru a Folder Actions.

7. krok - začněte systém používat!

Nejdůležitější část –začít tento systém používat! Naštěstí má jednoduchá pravidla – vše nové spadá do Inboxu. Jednou za čas je potřeba Inbox otevřít a rozhodnout se, kam stažené soubory patří (do Archivu nebo do koše). Nově tvořené dokumenty opět patří buď do Archivu (budete je ještě potřebovat), nebo do Outboxu (jsou to dočasné soubory). Jednoduchá pravidla, čistá plocha a lepší přehled nad tím, co jste z Internetu a aplikací stáhli, respektive uložili. Ač to na první pohled nemusí být zřejmé, velice důležitá je zmíněná složka Archiv, kde jsou dle určitého klíče vaše data uspořádána. Pokud se vám podaří strukturu složek správně nadefinovat (podle názvu projektů, podle klientů a podobně), je následné přesouvání souborů z Inboxu hračkou a celý systém si osvojíte během pár chvil. Další výhodou je samozřejmě zálohování – víte, že všechna data máte v dané složce (Archiv) a nikoliv rozmístěná po celém systému.