Timemanagement & Mail - zprávy pod kontrolou - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

15. září 2005, 00.00 | Minule jsme se v rámci našeho miniseriálu věnovali aplikaci iCal z hlediska timemanagementu podle Davida Allena. Vzhledem k tomu, že vás článek zaujal, jsem se rozhodl zasednout ke svému PowerBooku a napsat pokračovaní na téma Mail & správa času.

Minule jsme se v rámci našeho miniseriálu věnovali aplikaci iCal z hlediska timemanagementu podle Davida Allena. Vzhledem k tomu, že vás článek zaujal, jsem se rozhodl zasednout ke svému PowerBooku a napsat pokračovaní na téma Mail & správa času.

Hned v úvodu bych rád řekl, že tipy, které dnes budou uvedeny (i ty z minulého článku), se nevztahují pouze na Mail či iCal, ale obecně na veškeré emailové klienty a plánovače času, včetně těch papírových. Jde více o filozofii aplikovanou na konkrétní aplikace, než postupy určené pouze pro konkrétní program. Ale vraťme se k emailu. Nevím jak vy, ale když jsem si vytvořil poprvé emailovou adresu (ještě v dobách BBS na Infimě), těšil jsem se na každou novou zprávu. Ty samozřejmě nepřicházely, neboť tenkrát moc lidí ještě email nemělo a navíc o mé adrese nevěděli, ale to je trochu jiný příběh. Chtěl jsem tím říci, že byly časy, kdy jsem se na příchozí email těšil - někdo mi napsal! Hurá! Nyní je situace zcela opačná, denně mou schránkou prolétne více něž sto emailů, z nichž si většina vyžaduje mou pozornost a reakci. A to nemluvím o množství spamu. Když si jen uvědomím, kolik toho musím napsat na klávesnici za den, tak hlavní výhodou této situace je fakt, že jsem se naučil psát všemi deseti :-). Mailový klient se tak stává jednou z nejpoužívanějších aplikací a ještě následujících pár let asi bude.

Zde uvedu jednu radu, která se mi osvědčila. Vypněte si automatické stahování zpráv. Nevím jak vám, ale vždy, když jsem měl nastaveno stahování zpráv každých pět či patnáct minut, vždy si Mail vyžádal mou pozornost a "musel" jsem odpovědět, nebo se alespoň podívat, kdo mi píše. Ztráta času. Teď mám automatické stahování vypnuté a emaily přijmu, pouze když vím, že mám čas na ně reagovat.

Další pravidlo - snažte se na emaily odpovídat hned. Postup, že si je přečtete a budete dumat, co odpovíte, moc nefunguje. Ztrácíte čas a to zcela zbytečně, lepší je hodit míč na druhou stranu hřiště.

Mail
Takto mám uspořádány složky v Mailu:

Unread
Respond
Action
Hold
Waiting for
Maybe
Archive

Unread - jedná se o Smart mailbox, který shromažďuje nepřečtené emaily. Když stáhnu nové emaily, jdu rovnou sem. Hned se snažím na email odpovědět, v opačném případě jej třídím do ostatních složek. Pokud si jej označím praporkem, přesune se do složky Respond.

Respond, neboli odpovědět - tady jsou všechny zprávy, které si vyžadují mou odpověď a nebyl jsem na ně schopen reagovat hned (nedostatek času, nemám všechny podklady k odpovědi a podobně). Zprávy, které vyžadují nějakou akci, patří do složky Action a musím je tam z Unread přetáhnout ručně.

Action - pokud mi přijde email, jehož cílem je u mě vyvolat nějakou práci/akci, jako jsou nové texty na update webu, nový článek, který má být vložen do systému a podobně, patří do této složky. Jedno důležité pravidlo dle GTD - pokud vám nějaká akce zabere méně než dvě minuty, udělejte si hned a neodkládejte ji na později. Opět se mi toto pravidlo osvědčilo - opravdu nemá smysl s email s dvouminutovým úkolem schovávat do této složky, samotný úkol vám pak zabere mnohem víc času (znova číst email a podobně).

Hold obsahuje emaily, se kterými aktuálně nepotřebuji pracovat, ale budu je ještě v dohledné době potřebovat - potvrzení o ubytování v hotelu, potvrzení letenky atd. - nemusím na ně odpovídat, pouze vím, že se do nich budu potřebovat ještě za nějaký čas podívat a pak je vrátím do složky Inbox.

Waiting for - stejně jako v iCalu, složka, která obsahuje zprávy, které souvisí s nějakou činností, na jejíž ukončení čekám. Velmi důležitá složka a ještě důležitější je ji alespoň jednou týdně kontrolovat. Když někomu pošlete email, ještě to neznamená, že to, co mu napíšete, udělá či odpoví. Proto je tu Waiting for - takovéto emaily posílám v kopii na sebe a následně přesunu do této složky. Každý pátek odpoledne pravidelně kontroluji tuto složku a stejně tak úkoly v iCalu a pokud vidím, že jsem měl již na něco dostat odpověď, nebo mělo být něco uděláno, můžu dotyčného na tuto situaci upozornit. Ještě jednou, důležitá složka, která vás informuje o rozpracovaných záležitost a o všem, na co čekáte.

Maybe - sem spadnou věci, které možná někdy udělám, pokud budu mít čas. Zprávy bez priority a důležitosti, které ale mohou být zajímavé, pokud se vyskytne zbytečný čas = na 90% z této složky nic neudělám, ale co kdyby. Může se jednat i o plány a cíle jako u iCalu.

Archive - archív, sem přesouvám potvrzení o platbách za software, sériová čísla, potvrzení hesel do online služeb a podobně. Mám zde i podsložky pro některé projekty a kalkulace poslané klientům.

Nezapomínejte na Draft!
Důležitá je i složka Draft, která slouží pro ukládání rozepsané pošty. Občas se dostanu do situace, že potřebuji napsat email řekněme pěti lidem, ale nemám čas - otevřu email, stisknu jablíčko - N, napíšu adresu a předmět zprávy, uložím ji a zavřu (totéž udělám pro všechny zprávy). Od této chvíle je zpráva (nebo zprávy) uložena v Draftu a když se vrátím zpátky k Mailu, tak vím, že potřebuji těmto lidem něco napsat. Je to rychlejší, než si psát poznámku o tom, komu poslat email. Složka Draft je dobrá i pro emaily uložené jako vzory - jestliže často píšete jeden a ten samý email různým lidem, je lepší si jeden Master do této složky uložit a vždy si jej pomocí copy/paste zkopírovat a odeslat.

Dříve jsem si emaily označoval pouze praporkem a nebyl jsem schopen na první pohled poznat, co má jakou prioritu a kategorii a neustále procházet všechny emaily, které byly označené, bylo zdlouhavé. Výše uvedeným způsobem člověk hned ví, co od daného emailu může očekávat. Když mám málo času, můžu zvládnout odpovědět na jeden či dva emaily z Respond, pokud více, mohu se podívat do složky Action a udělat nějaký úkol. A hlavně nezapomínat na složku Waiting for!