Kinkless GTD - úkoly pod kontrolou, aneb je tu čtvrtý díl seriálu o timemanagementu - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

3. listopadu 2006, 00.00 | Je tomu již více než rok, co na MujMacu byly uveřejněny články na téma timemanagementu a tipy, jak si organizovat schůzky, úkoly a příchozí zprávy v iCalu a Mailu. Předchozí články vycházely z úspěšné knihy Davida Allena Get Things Done a nejinak tomu bude ani v dnešním pokračování, ve kterém si představím Kinkless GTD - skvělý doplněk na správu úkolů a projektů.

Než se dostanu k samotné práci s kGTD, doporučuji vám přečíst si předchozí články tohoto seriálu, abyste měli lepší představu o tom, jak systém GTD funguje. Pokud vás uvedené postupy zaujmou, vřele vám doporučuji přečíst si přímo zmiňovanou knihu, kde jsou postupy rozepsané do hloubky. Zde shrnu pouze základní pravidla pro bližší seznámí.

Systém GTD je zaměřen na shromažďování a správu úkolů. V podstatě vše, co neustále děláme, naše práce, cíle, včetně koníčků a dalších činností se dá rozebrat na dílčí úkoly a ty určitým způsobem zaznamenat. Když to trochu přeženu, stačí mít jasno, co člověk chce a "pouze" nalézt ke svému cíli, respektive cílům, cestu. GTD vychází z toho, že každý projekt lze rozdělit na elementární částice a ty jednotlivě plnit a tím se dostat k cíli.

Když si napíšete jako úkol "chci se naučit dobře fotografovat", pravděpodobně svého cíle nedosáhnete (nemáte definované jednotlivé kroky), ale když si tento cíl rozložíte na dílčí body, které k cíli povedou (koupit si knihu o fotografování, zúčastnit se konkrétního kurzu, vytvořit si vlastní webovou galerii a komunikovat a diskutovat s dalšími fotografy, atd.), a ty pravděpodobně ještě na další a jednodušší úkoly s přesně definovanými činnostmi, svého cíle dosáhnete dosáhnete s několikanásobně větší pravděpodobností.

GTD tedy funguje tak, že svůj cíl rozložíte na elementární kousky. Dalším důležitým bodem je přiřazení každé akci tzv. kontext. Tedy v jakém kontextu probíhá. Tím může být například schůzka, telefonní hovor, email, psaní článku, doma, u počítače nebo třeba jméno konkrétního člověka. Konkrétní příklad:

Mám projekt MujMac a u něj úkol napsat článek o GTD (kontext "napsat článek") a mám projekt Mujipod u něj úkol napsat článek o Nike+iPod (opět kontext "napsat článek")

Když procházím své projekty mohu využít dvě cesty - buď se jdu věnovat projektu MujMac a vidím všechny úkoly, které se tohoto projektu týkají, nebo mám náladu, kdy chci psát a všechny své projekty procházím podle kontextu - tudíž vidím všechny úkoly, které mají přiřazený kontext "napsat článek" nezávisle na tom, jakého projektu se týkají.

Stejně tak může být úkol někomu zavolat a když jdu telefonovat jednomu člověku, rovnou přepnu kGTD do režimu zobrazení podle kontextů a vidím všechny telefonní hovory, které mám uskutečnit. Totéž funguje u úkolů, které mám udělat řekněme doma nebo třeba na schůzce s konkrétním člověkem. Tato možnost dvojího pohledu na projekty je velice důležitá a umožňuje vám pracovat nejenom podle konkrétního projektu, ale i podle situace, ve které se nacházíte (jako kontext může být například "nákup", nebo "počítač", což se týká projektů, které musím dělat na počítači a s přístupem na internet a pokud jsem mimo něj, nemá smysl se takovými úkoly zabývat).

Aby tento systém fungoval, je potřeba zmínit ještě dalších pár bodů. Především musí být celý systém zcela jednotný a neroztříštěný - pokud si nějaké úkoly budete psát na papír něco do počítače a něco budete nosit v hlavě, dost pravděpodobně budete nesoustředění, protože budete muset kontrolovat více míst, které obsahují úkoly. Z toho důvodu je důležité zvolit jednotný systém, který budete dodržovat - může to být níže popsaný kGTD, iCal, stoh papírů či zápisník. Není důležitá použitá technologie, důležité je to, že systém bude mít řád, ve kterém se vyznáte.

Druhým předpokladem je vše si napsat a zařadit do výše uvedeného systému. Nic nenosit v hlavě (!). Jiná situace je, když pracujete na jedné zakázce několik měsíců a máte "v hlavě" pouze tento jeden projekt, než když denně řešíte 10 různých a odlišných projektů. Pokud se budete snažit všechno uchovat v hlavě, pravděpodobně neuspějete a budete zapomínat, což vám na klidu nepřidá. Jestliže si vše zapíšete a zanesete do systému s nastavením alarmů a kontextu, budete mít čistou hlavu, kterou tím pádem můžete využít na to, abyste nad jednotlivými kroky mohli přemýšlet a hledat řešení místo toho, abyste se snažili si maximum věcí zapamatovat. Pokud se vám podaří dostat se do systému GTD, máte velkou šanci na to, že i v návalu práce budete mít schopnost soustředění a koncentrace na daný úkol místo toho, abyste řešili promeškané úkoly.

Toto byl opravdu velmi rychlý a krátký úvod do toho, jak GTD (Get Things Done) systém funguje. Pojďme se nyní podívat na Kinkless GTD, který z těchto principů vychází.

Kinkless GTD je z technického hlediska pouze dokument vytvořený v OmniOutlineru, který obsahuje řadu Apple Scriptů, jež umožňují využívat postupy popsané v knize Davida Allena. Samotný kGTD je tedy zdarma, ovšem je nutné investovat do programu OmniOutliner Pro, který patří k tomu nejlepšímu, co se v této oblasti dá pro Mac OS X pořídit. Naštěstí je dostupná testovací verze, kterou si lze stáhnout z internetu a celý systém vyzkoušet, než do něj budete investovat. Mimochodem, právě společnost Omni Group připravuje program Omni Focus, který bude následovníkem kGTD a bude fungovat jako samostatný program využívající principy GTD.

Po nainstalování OmniOutlineru a kGTD se vám zobrazí prázdný dokument, který rovnou můžete plnit svými projekty a úkoly. S tím souvisí i vytvoření konkrétních kontextů, ke kterým budete úkoly přiřazovat. Osobně používám jako kontext například:

Schůzka, nákup, zavolat, napsat email, rozhodnout se, počítač, čekám na, napsat článek a možná.

Dalším kontextem mohou být jména konkrétních lidí (například členové vašeho týmu) a kdykoliv se s nimi vidíte, stačí si nechat srovnat úkoly podle kontextů a vidět tak všechny úkoly, které jste s daným člověkem chtěli řešit nezávisle na tom, zda se jedná o projekt A, B či C. Osobně doporučuji mít kategorii "čekám na" (Waiting for), která zaznamenává všechny akce, které musí provést někdo jiný a vy čekáte na výsledek, a zrovna tak kontext "možná" (Someday/Maybe), jež v principu obsahuje všechny nápady na projekty, cíle, věci, které bych si chtěl pořídit a podobně, jež nejsou aktuálně na pořádku dne, ale jednou za měsíc je dobré se na tuto kategorii podívat a zvážit, zda už nenastal pro některé z nich čas.

kGTD vám umožňuje zadat čas, kdy má být daný úkol splněn a další poznámky, jež mohou obsahovat například textový dokument, obrázek, kontakt z Address Booku nebo odkaz na web. Velkou výhodou je možnost exportu do iCalu a nastavení alarmů u úkolů. Právě synchronizace s iCalem je důležitým bodem, neboť celý systém dále můžete přenášet například do telefonu, nebo třeba v budoucnu do Google Calendar (nebo jej sdílet s dalšími lidmi). Pro kGTD existuje i zajímavý doplněk kGTD 2 Go, jež vyexportuje kGTD do textových dokumentů, které můžete následně nahrát třeba do iPodu.

Vzhledem ke komplexnosti celého systému není možné v jediném článku popsat vše, co GTD a kGTD nabízí. Hlavním cílem bylo tedy čtenáře na kGTD upozornit a alespoň trochu jej přiblížit. Z toho důvodu vám vřele doporučuji video, které vytvořil autor kGTD a které zobrazuje, jak s kGTD pracovat. Osobně kGTD používám již několik měsíců a pokud budete mít otázky k práci s ním, stačí napsat do diskuze a pokusím se vám co nejdříve odpovědět. Celý systém Get Things Done (GTD) se stal v zahraničí velmi populárním, o čemž svědčí i úspěch webů jako je 43 Folders, jenž obsahuje i vlastní Wiki v podobě tutoriálů.